Geschreven door Roy Egas | 17 augustus 2009

“Paperless”, “paperindependant”, termen die niet nieuw zijn, sterker nog er wordt al meer dan tien jaar gesproken over de papiervrije onderneming. Toch valt het maar tegen als je kijkt naar het aantal bedrijven dat daadwerkelijk het papierverbruik heeft weten te reduceren. Sterker nog het papierverbruik is de afgelopen tien jaar alleen maar toegenomen. Het is opvallend dat deze toename vooral significant toeneemt bij bedrijven en organisaties waar men trajecten gestart is om papiervrij te werken.

Blijkbaar is het toch complexer dan de meeste organisaties denken of wordt het verkeerd aangepakt. Verander management, technologie, werkprocessen en de uitvoering van de werkzaamheden zijn een aantal kwesties waar rekening mee gehouden moet worden. Als een bedrijf papiervrij wil worden moet het duidelijk zijn wat de zakelijke, operationele en duurzame doelstellingen zijn.


Er zijn wel een aantal zaken waar rekening mee gehouden moet worden als men papiervrij wil worden. Werknemers die vroeger op school geen computerles hebben gehad zijn papier gewend. Het kan moeilijk zijn voor deze mensen om alle informatie vanuit het beeldscherm te verwerken. Uit onderzoek is gebleken het juist uitvoeren van hun werkzaamheden voor groot deel afhangt van het gebruik van papier. 89% van alle de kantoorwerknemers gebruiken voor het bewerken van een document altijd een papieren versie.

Dan is er ook nog de issue van het verlies van data. De meeste mensen begrijpen niet dat een back-up moeten maken van gegevens. Door eerdere slechte ervaring met het verliezen van documenten houden de meeste mensen een backup van papier bij. Uit een onderzoek is gebleken dat dit gedrag niet afwijkend is, 31% van pc gebruikers hebben wel eens hun gegevens verloren zonder dat ze er iets aan konden doen.

Rekening houdend met bovenstaande zijn er vier onderdelen waarmee je in een organisatie papier kunt reduceren.

1. Document management
Deze belangrijke stap betekend dat je op een gemakkelijke manier de electronische gegevens kunt beheren. Realiseer je dat het echter wel dat dit onderdeel maar voor 50% een technische tool is. Het succes van een document management systeem hangt volledig af van het gebruik. Bij de invoering van een dergelijk systeem is de begeleiding en training van de gebruikers erg belangrijk.

2. Afdruk beleid
Ook bij dit onderdeel gaat het vaak om een stuk bewustzijn. Hoe makkelijker het is om te printen, hoe groter de berg papier. Op het gebied van printen kun je een aantal dingen doen:
- Uitfaseren locale printers. (als men meer moeite moet doen om te printen zal er minder geprint worden).
- Standaard instelling op de printers wijzigen naar dubbelzijdig, mono. ( Dit voorkomt dat men, ook als het niet nodig is, enkelvoudig en in kleur afdrukt)
- Implementeren van ‘Follow me’ printing. (Hierdoor reduceer je ‘impulse’ prints; 70%)

3. Technologische oplossingen.
Ondanks punt 1 en 2 ook veel met technologie te maken hebben, worden in dit onderdeel nog een aantal technische mogelijkheden opgesomd die kunnen helpen de papierberg te reduceren.
- Scan2Mail – Zorg dat het makkelijk is om een document digitaal te maken; Veel documenten kunnen dan digitaal gemaakt worden waardoor de papierenversie overbodig wordt.
- Mail2Fax – Er wordt nog steeds erg veel gefaxt, er zijn diverse diensten beschikbaar waardoor je rechtstreeks vanuit je pc een document via email kunt faxen.
- ICT hardware – Vaak wordt email geprint omdat het van papier makkelijker leest. Kies bewust voor een beeldscherm dat prettig leest. Deze zijn vaak ook nog zuiniger in energieverbruik.
- Papierbewuste software – Als mensen geconfronteerd worden met wat ze printen zal dit helpen om bewuster om te gaan met papierverbruik. De meest eenvoudige manier om dit te doen is om een keer per dag automatisch een print rapport te laten verzenden via email, maar er is ook specifieke software verkrijgbaar die laat zien hoeveel je hebt geprint in een bepaalde periode.

4. Automatiseer processen.
Het verbeteren van de papierefficiëntie is het vervullen van een taak met het gebruik van minder papier. Bepaal welke processen papier verbruiken en onderzoek hoe dit verbeterd kan worden door het te automatiseren. Het is natuurlijk waar dat sommige die geautomatiseerd zijn trager worden en meer tijd kosten, dus richt je op de belangrijke processen die vaak uitgevoerd worden. Automatisering is alleen een goede investering als dit leidt tot lagere kosten en de effectiviteit en efficiëntie verbeterd van de bedrijfsvoering. De sleutel is het juiste evenwicht.
Betrek uw werknemers bij het project om papiervrij te worden. Als een bedrijf papiervrij wil worden mag niet vergeten worden dat ze ook de werknemer gaan veranderen. Iedereen zal melden dat ze het een goed idee vinden en dat ze papier niet nodig vinden, maar in de praktijk blijkt dat men onbewust toch papier-”verslaafd” is. De onderneming moet niet alleen zorgen voor IT, hulpmiddelen en beleid maar het is ook belangrijk om een papierloze cultuur binnen het bedrijf te creëren. Een onderneming moet hun personeel informeren over de waarde en betrekken in het doel om papiervrij te worden. Het belangrijkste is het bewust worden en zijn.

Papiervrij worden is geen truckje, het is een mindset!